Digital transformation in purchasing strategy: directions of change and benefits for organisations

Cyfrowa transformacja w strategii zakupów: kierunki zmian i korzyści dla organizacji.

W erze szybko rozwijającej się technologii, cyfrowa transformacja w strategii zakupów stała się nieodzownym elementem strategii biznesowych. Nowoczesne rozwiązania cyfrowe wpływają na efektywność działów zakupów i całych organizacji. Oto kluczowe kierunki tej transformacji.

Po pierwsze, automatyzacja procesów.

Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) i RPA (Robotic Process Automation) to narzędzia, które zwiększają efektywność zakupów, skracają czas realizacji zamówień i zmniejszają ryzyko błędów. 

Weźmy na przykład firmę Tier 1 z motoryzacji, która jest znaczącym dostawcą części samochodowych. Mają setki dostawców i tysiące linii zamówień do przetworzenia każdego miesiąca, co stanowi ogromne wyzwanie dla ich zespołu zakupowego. Dział logistyki musi przetwarzać tysiące zamówień każdego miesiąca. Wybierają RPA, ponieważ pozwala na automatyczne tworzenie i przetwarzanie zamówień, monitorowanie dostępności produktów u dostawców oraz śledzenie terminów płatności. 

W związku z tym zespoły logistyki i zakupów firmy mogą teraz skoncentrować się na strategicznych aspektach działalności. Robotyczna automatyzacja procesów (RPA) poprawiła wydajność, zmniejszyła liczbę błędów i poprawiła relacje z dostawcami. Cyfrowa transformacja w strategii zakupów skupiła się tu na automatyzacji powtarzalnych zadań.

Wykorzystanie dużych zbiorów danych (big data).

Wykorzystanie dużych zbiorów danych (big data) jest kolejnym kierunkiem zmian. Określanie trendów, prognozowanie popytu i optymalizacja zakupów są możliwe dzięki przetwarzaniu i analizie dużych ilości danych. W rezultacie podejmujemy bardziej świadome decyzje. Firma działająca na farmaceutycznym wieloskładnikowym rynku korzysta z technologii Business Process Mining (BPM). BPM pozwala na szczegółową analizę procesów biznesowych na podstawie dostępnych danych, identyfikację wzorców, fluktuacji i możliwości poprawy.

Firma zastosowała BPM do analizy swojego procesu zakupowego – od złożenia zamówienia przez dostawę po płatność. Przedsiębiorstwo, dzięki cyfrowej transformacji w strategii zakupów, skróciło czas realizacji zamówień i zmniejszyło błędy dzięki analizie danych BPM.

Integracja systemów w łańcuchu wartości.

Trzecia ważna część to integracja systemów. Spójność między różnymi narzędziami i platformami cyfrowymi jest niezbędna do skutecznej komunikacji i współpracy. Włączenie systemów zakupowych do innych systemów firmy umożliwia lepsze zarządzanie procesami i zasobami. 

Przykładem może być technologiczny dystrybutor elektroniki działający na całym świecie. Firma ma szeroką sieć dostawców i klientów na całym świecie. Komunikacja i koordynacja między wszystkimi tymi podmiotami była wyzwaniem, zwłaszcza biorąc pod uwagę różne strefy czasowe i systemy używane przez każdego z nich. Postanowili połączyć swój system zarządzania łańcuchem dostaw ze swoimi dostawcami i kluczowymi klientami. Dzięki temu stany magazynowe, dostawy i zamówienia były dostępne i aktualizowane w czasie rzeczywistym. 

Po tej integracji firma mogła lepiej koordynować się z dostawcami i reagować szybciej na zmiany w popycie. Efektem była większa satysfakcja klientów, szybsza realizacja zamówień i krótszy czas dostawy. 

Cyfrowa transformacja w strategii zakupów przynosi wiele korzyści. Zwiększa efektywność, redukuje koszty, poprawia jakość danych i umożliwia tworzenie strategicznych relacji z dostawcami. Dlatego jest to obszar, który zasługuje na szczególną uwagę zarówno dla dużych zespołów zarządzających złożonymi łańcuchami dostaw, jak i dla wszystkich organizacji dążących do długoterminowego sukcesu.