Compliance w zakupach

“If you think compliance is expensive, try non-compliance” - były Zastępca Gubernatora Generalnego U.S. Paul McNulty

Współczesne organizacje działają w bardzo niepewnym otoczeniu biznesowym oraz dynamicznie zmieniającym się środowisku prawnym. Nade wszystko zaś narażone są na ryzyka związane z korupcją, wyciekiem danych, złą reklamą, oszustwami.

Biznes coraz częściej potrzebuje nie tyle zaawansowanych narzędzi pozwalających obniżyć występowanie różnego rodzaju ryzyka, audytów i skomplikowanych procesów, lecz kultury wzmacniającej etyczne działania i edukacji na jej rzecz. To zadanie ma właśnie wykonać Compliance.

Jak Eveneum wspiera Twoje odpowiedzialne zakupy?

Pomożemy Ci w stworzeniu odpowiednich struktur i narzędzi Compliance, szytych na miarę Twojej organizacji i jej potrzeb. Zbudujemy Compliance który nie tylko będzie stać na straży przestrzegania prawa i regulacji, ale przede wszystkim będzie stanowić DNA jej organizacji. Naszym celem jest podwyższenie efektywności Twojego działu zakupów, pomoc w skomplikowanej pajęczynie regulacji i praw; i ukierunkowanie na podejmowaniu słusznych decyzji.

Małgorzata Lazar

Czy potrzebny Ci „compliance”?

Sprawdź stan swojej aktualnej organizacji

Czy posiadasz politykę zakupową?
Czy Twoi dostawcy mają obowiązek działania zgodnie z Kodeksem Etyki?
Czy posiadasz wyodrębniony kodeks etyczny dla pracowników działu zakupów?
Czy przeprowadzasz regularną ocenę ryzyka nadużyć?
Czy masz procedurę monitorowania zgodności dostawców i dokonywanych zakupów?
Czy przeprowadzasz pogłębioną analizę dostawców przed nawiązaniem współpracy i regularnie w trakcie jej trwania?
Czy dokonujesz segmentacji dostawców?
Czy posiadasz listę kontroli wewnętrznych w procesie zakupowym?
Czy masz odpowiednio zdefiniowane role w procesie zakupowych zabezpieczające przed nadużyciami?
Czy prowadzisz audyty i kontrole compliance, w tym badanie dokumentacji finansowej oraz dokumentów źródłowych m.in. pod kątem potencjalnego konfliktu interesów, sprzeniewierzenia majątku przedsiębiorstwa lub korupcji?
Czy masz odpowiedni kanał anonimowego informowania o nieprawidłowościach (tzw. whistleblowing channel) dostępny nie tylko dla pracowników ale i dla dostawców? Czy masz odpowiednio wyszkolone osoby do przeprowadzenia działań wyjaśniających?
Czy zapewniasz regularne szkolenia i warsztaty compliance w celu podwyższenie świadomości wśród pracowników o istocie regulacji i polityk oraz spoczywającej na nich odpowiedzialności za wyniki, reputację, bądź efektywność biznesową?

Jeśli odpowiedziałeś na jedno bądź więcej pytań negatywnie Twój biznes jest narażony na straty finansowe bądź operacyjne.

Co otrzymasz w ramach współpracy z nami?

Program Antykorupcyjny (ISO 37001) w zakupach i Społeczna Odpowiedzialność Biznesu (CSR, ISO 26000)

Zapewnienie zgodności procesu zakupowego z normami i przepisami prawa tj. FCPA; Sapin I, II; UK Anti-bribery Act. Polityki, procedury i klauzule umowne dotyczące antykorupcji, konkurencji i uczciwego handlu.

Program „Know Your Vendors”. Zasady otrzymywania i przekazywania prezentów i innych korzyści. Środki weryfikujące rzetelność i wiarygodność dostawców. Wypełnienie wymagań ograniczenia handlu (listy sankcyjne, np. OFAC). Zapewnienie odpowiednich klauzul w ofertach i umowach.

Kontrole wewnętrzne w procesie Procure to Pay (P2P).
Audyt procesu, stworzenie bądź rekomendacja zmian listy kontroli, np. kontrola na dostawcach, wymagana dokumentacja procesu zakupowego, niezbędne analizy antyfraudowe.

Polityka zakupowa. Dokumentacja procesów zakupowych. Udoskonalaniu procesów i ich harmonizacja dla jednoczesnego zapewnienia spójności ze strategią organizacji i zgodności z wymogami prawa.

Supplier Code of Conduct. Kodeks etyczny dla dostawców. Szkolenia pracowników działu zakupów.