Audyt kontraktów – część II

Spotkania operacyjne z działem zakupów

Kolejnym punktem pracy audytorów są spotkania operacyjne z przedstawicielami działu zakupów. Ich celem jest przeanalizowanie zgodności realizowanej współpracy z zapisami kontraktowymi. Podczas spotkań audytorzy mierzą także wskaźniki komunikacji i ryzyka. Sprawdzają także wpływ umów SLA zawartych z dostawcami na kluczowe wskaźniki KPI funkcjonujące w firmie.

Nowoczesne narzędzia informatyczne w zarządzaniu kontraktami

Następnym etapem jest analiza poziomu digitalizacji obszaru zarządzania kontraktami. Jest to bowiem obszar, w którym występują ogromne rezerwy. Etap ten ma na celu zidentyfikowanie możliwych korzyści związanych z wykorzystywaniem najnowocześniejszych technologii informatycznych takich jak np. machine learning, tokenizacja z Blockchain lub ESSA.

Raport końcowy

Ostatnim etapem audytu kontraktów jest przygotowanie raportu. Najczęściej raport zawiera szereg rekomendacji dotyczących:

• Minimalizowania ryzyka związanego z obszarem dostaw.
• Optymalizacji KPI, dzięki którym możliwe jest osiąganie celów firmy.
• Optymalizacji warunków współpracy z dostawcami.
• Automatyzacji i digitalizacji procesów zakupowych.
• Zwiększania efektywności kosztowej.
• Zwiększenia wpływu dostawców na poziom konkurencyjności firmy.

Często raport zawiera również rekomendacje dotyczące wdrażania lub optymalizacji programów rozwoju kluczowych dostawców.

Raport jest doskonałym narzędziem nie tylko dla menedżerów i pracowników działów zakupów. Pozwala bowiem na identyfikację potencjalnych przewag konkurencyjnych wynikających ze współpracy z konkretnymi dostawcami oraz umożliwia zwiększanie poziomu innowacyjności w firmie.

Audyt kontraktów a relacje z dostawcami

Jednym z najczęstszych problemów związanych z audytami kontraktów jest ich wpływ na relacje handlowe z dostawcami. Nie należy się temu dziwić. Często się bowiem okazuje, że dostawcy czują się dotknięci samym faktem prowadzenia kontroli.

Dlatego właśnie niezwykle istotna jest skuteczna komunikacja pomiędzy organizacją zakupową a dostawcami. Komunikacja ta nie może ograniczać się wyłącznie do przedstawienia celu audytu, a kupcy powinni skupić się na szczegółowym uzasadnieniu przyczyn kontroli i przedstawieniu korzyści wynikających z jej przeprowadzenia. Dzięki temu minimalizowane jest ryzyko nadwyrężenia relacji z dostawcami.

Ciekawostką jest fakt, że dobrze przygotowany i egzekwowany plan komunikacji może pomóc we wzmacnianiu relacji biznesowych. Okazuje się bowiem, że odpowiednia informacja zachęca dostawców do poddania się audytowi. Dlaczego? Otóż dostawcy widzą w kontroli szansę na poprawę własnej efektywności biznesowej oraz wiarygodności w oczach kupujących. A to pozwala im rozwijać sprzedaż i uzyskiwać przewagę nad konkurentami.

Jeśli jesteś zainteresowany audytem kontraktów? Zapoznaj się z naszą ofertą!