Audyt kontraktów – część I

Celem audytu kontraktów jest identyfikacja wewnętrznych i zewnętrznych zagrożeń związanych ze współpracą z dostawcami oraz zaprojektowanie programu działań prowadzących do zwiększenia rentowności relacji handlowych oraz podnoszenia konkurencyjności firmy.

Jak przebiega audyt kontraktów?

Modelowy proces audytu kontraktów składa się z kilku podstawowych etapów. Pierwszym z nich jest określenie zakresu audytu. Zazwyczaj ma on miejsce podczas serii wstępnych spotkań z interesariuszami i ma na celu identyfikację wsparcia wymaganego od działu zakupów przez poszczególne departamenty przedsiębiorstwa. Określenie zakresu jest punktem wyjścia do dalszych prac audytowych.

Badanie offline

Drugim etapem procesu jest badanie umów offline. Podczas tego etapu audytorzy:

• analizują zapisy kontraktów z dostawcami
• identyfikują uczestników procesu zakupowego
• identyfikują i opisują procesy zachodzące w obszarze zakupów
• określają wpływ zapisów kontraktowych na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Etap ten ma na celu przygotowanie audytorów do kolejnych etapów, podczas których rozpoczynane są prace nad projektowanie działań korygujących.

Mapowanie strumienia wartości

Następnym krokiem jest seria spotkań z pracownikami działu zakupów – kupcami oraz menedżerami kontraktów. Spotkania te mają charakter warsztatów VSM i najczęściej podzielone są na trzy części:

• diagnozę stanu obecnego,
• określenie wizji stanu docelowego,
• opracowanie planu dojścia do stanu docelowego.

Jakie są spodziewane cele warsztatów VSM? Najczęściej pomagają one w zidentyfikowaniu aktualnych problemów oraz przygotowaniu krótko i długoterminowego planu działań mających na celu ich eliminację. Wyniki warsztatów VSM są także wykorzystywane podczas opracowywania raportu końcowego pokazujące powiązania pomiędzy zarządzaniem dostawcami a wynikami w innych obszarach funkcjonowania firmy oraz propozycje zmian w strategii zarządzania działem zakupów.

Kolejne etapy procesu audytu kontraktów opiszemy w następnej notce. A już dzisiaj zapraszamy do zapoznania się z ofertą Eveneum.