Korzyści wynikające ze stosowania narzędzi IT w procesie S2P

Proces Source to Pay (S2P) jest jednym z najbardziej skomplikowanych procesów w codziennej działalności przedsiębiorstw. Obejmuje on bowiem cały cykl życia transakcji zakupowej – od wyboru dostawcy do płatności za dostawę. I mimo rosnącego poziomu automatyzacji nadal jest on podatny na ryzyko nieefektywności, błędy ludzkie oraz oszustwa.

Przy tej okazji warto podkreślić, że proces S2P ma także decydujący wpływ na poziom konkurencyjności firmy. Dobrze zaprojektowany i sprawnie działający proces pozwala osiągnąć przewagę cenową, a jednocześnie może być doskonałym sposobem na podnoszenie innowacyjności produktowej lub obsługowej.

Jednym z najlepszych sposobów minimalizowania ryzyk związanych z procesem S2P oraz podnoszenia efektywności firm jest wykorzystywanie nowoczesnego oprogramowania umożliwiającego zarządzanie i kontrolę procesu. Jakie korzyści przynosi wdrożenie narzędzi informatycznych?

Zmniejszenie ryzyka błędów i oszustw

Wykorzystywanie nowoczesnego systemu informatycznego znacząco zmniejsza ryzyko błędów pracowniczych i oszustw. Narzędzia IT umożliwiają wdrożenie systemu monitorowania procesu na wszystkich jego etapach, identyfikacji ryzyk i szybkiego przeciwdziałania niepożądanym działaniom.

Poprawa jakości danych

Dobrej jakości dane są podstawą większości trafnych decyzji biznesowych. Zarządzanie pełnym procesem zakupowym przy wykorzystaniu jednego narzędzia sprawia, że wszystkie dane dostępne są w jednym miejscu. W znaczący sposób ogranicza to czas potrzebny na wykonywanie raportów i analiz. A wykorzystywanie systemów bazujących na machine learning umożliwia także automatyzację wielu procesów decyzyjnych.

Dostępność danych jest ogromnym wsparciem zarówno dla kadry zarządzającej jak również dla pracowników odpowiedzialnych za negocjacje biznesowe. Dzięki szybkiemu dostępowi do nawet najbardziej kompleksowych analiz możliwe jest podejmowanie decyzji i przygotowywanie strategii w oparciu o twarde dane, a nie przeczucia lub domysły.

Sprawne zarządzanie relacjami z dostawcami

Nowoczesny system informatyczny w znaczącym stopniu ułatwia zarządzanie relacjami z dostawcami. I nie chodzi tu tylko i wyłącznie o natychmiastowy dostęp do danych. Chodzi także o możliwość automatyzacji wielu codziennych czynności.

Dzięki tej automatyzacji możliwe jest z kolei przeniesienie akcentów za zadania zwiększające efektywność relacji z dostawcami, czyli np. negocjacje nowych kontraktów, przygotowywanie i wdrażanie programów rozwoju dostawców lub implementacja rozwiązań zwiększających innowacyjność w obszarze dostaw.

Poprawa w obszarze komunikacji

Na koniec warto wspomnieć o jeszcze jednej ważnej korzyści, wynikającej ze stosowania nowoczesnych narzędzi informatycznych, czyli o poprawie komunikacji zarówno pomiędzy różnymi działami firmy jak i pomiędzy firmą a jej dostawcami. Systemy IT wspierają nie tylko komunikację związaną z działalnością operacyjną, ale może być wykorzystywany także np. w procesach oceny dostawców.