Negocjacje zdalne – na czym polegają i komu się przydadzą
Proces prowadzenia negocjacji zmienia swoją formę płynnie. Wraz z postępem technologicznym, otrzymujemy wiele nowych możliwości prowadzenia rozmów negocjacyjnych. Dzięki temu, rozmowy handlowe są możliwe do przeprowadzenia w niemal każdych okolicznościach. Choć nic nie zastąpi spotkania face2face, to warto mieć na uwadze możliwość przeprowadzenia negocjacji zdalnych, gdy okoliczności nie pozwalają na bezpośrednie spotkanie.
Jak prowadzić negocjacje zdalne? Czy mają szansę być skuteczne i zakończyć się kompromisem? Kto powinien i kto może korzystać ze zdalnej formy negocjacji?
Negocjacje zdalne – czym są?
Dostępne obecnie środki komunikacji minimalizują ograniczenia w prowadzeniu rozmów niemal do zera. Do dyspozycji mamy komunikatory pozwalające na prowadzenie wideorozmów takie, jak Skype czy WhatsApp, na prowadzenie rozmów telefonicznych, na komunikację pisaną, a nawet na współdzielenie ekranów naszych urządzeń – komputerów czy tabletów.
W naszej codziennej pracy niemal każdy ma do czynienia z prowadzeniem zdalnych negocjacji nawet, jeśli nie są one wprost sformułowane. Wymiana maili z potencjalnymi Klientami czy Kontrahentami na etapie wstępnych zapytań ofertowych, odbieranie telefonów z zapytaniami o usługi czy dostępną ofertę, już te elementy są wprowadzeniem do negocjacji zdalnych, dlatego warto je umiejętnie wykorzystywać.
Jednak negocjacje zdalne różnią się od tradycyjnej formy prowadzenia rozmów sprzedażowych. Dlatego każdy negocjator powinien uzupełnić swoje kompetencje o umiejętność prowadzenia negocjacji na odległość. Warto też pamiętać, że na drodze skutecznych negocjacji zdalnych stoi szereg przeszkód, powodujących szumy komunikacyjne, nie tylko wywołane jakością transferu rozmowy, ale także interpretacją tekstu pisanego czy tonu głosu bez możliwości zobaczenia mowy ciała.
Jak przygotować się do zdalnych negocjacji?
Negocjacje zdalne są specyficzną formą prowadzenia rozmów biznesowych. Warto wiec wiedzieć, czym charakteryzują się poszczególne kanały komunikacji. Żeby zaś nabrać wprawy, uporządkować wiedzę i przećwiczyć scenariusze negocjacji zdalnych, z całą pewnością warto wziąć udział w dedykowanych temu zagadnieniu warsztatach z negocjacji zdalnych. Z takiego szkolenia powinien skorzystać każdy negocjator, któremu zależy na podnoszeniu własnych kompetencji i aktualizowaniu trendów w stylach negocjacyjnych.
Negocjacje przez telefon
To chyba jedna z najtrudniejszych form prowadzenia rozmów negocjacyjnych. Podczas rozmowy telefonicznej możemy zostać zaskoczeni pytaniem padającym z drugiej strony słuchawki i choć rozmówca nie wyczyta zakłopotania z naszego wyrazu twarzy, może wyczytać je z tembru głosu. W czasie rozmów telefonicznych nie wiemy także jakie jest otoczenie naszego rozmówcy, co może istotnie wpływać na przebieg rozmowy – nawet, jeśli została ona wcześniej umówiona. Nie bez znaczenia pozostaje także fakt, że podczas rozmów na odległość, wiele osób nabiera odwagi i rozmowę telefoniczną prowadzi w zupełnie innym tonie, niż poprowadziłyby podczas spotkania twarzą w twarz.
Niewątpliwą zaletą negocjacji telefonicznych jest możliwość rejestracji rozmowy. Umożliwia to powrót do jej treści w dowolnym momencie lub odtworzenie jej przebiegu pozostałym stronom procesu negocjacyjnego. Należy pamiętać, że koniecznie wymaga to zgody każdej ze stron negocjacji.
Negocjacje mailowe
Komunikacja za pośrednictwem poczty elektronicznej jest coraz bardziej powszechną i chętnie wykorzystywaną formą negocjacji. Deklaracje składane w formie pisemnej mają znacznie bardziej trwałą postać i można wrócić do niej w każdej chwili, dowolnie cytując zwroty zastosowane przez drugą stronę. Taka forma ma jednak też sporo minusów. Nie każdy negocjator, będący skutecznym w czasie rozmów face2face, będzie umiał równie skutecznie formułować wypowiedzi pisane. Tym samym, zachodzi ryzyko mylnej interpretacji naszego przekazu. Warto też pamiętać, że treść pisana musi być spójna, zwięzła, a jednocześnie możliwie maksymalnie wyczerpywać poruszany wątek. Sztuka pisania nie jest przeznaczona dla każdego. Niemniej, nie ulega wątpliwości, że każdą umiejętność można nabyć, np. poprzez udział w odpowiednio zdefiniowanych warsztatach z negocjacji zdalnych.
Negocjacje za pośrednictwem komunikatorów
Najbardziej zbliżoną do tradycyjnej formą komunikacji zdalnej, jest korzystanie z tzw. wideokonferencji. Wówczas udostępniamy rozmówcy zarówno swój głos, jak i otoczenie oraz nasz wizerunek. Można swobodnie przeprowadzić rozmowę wraz ze współdzieleniem ekranu swojego monitora, gdy zajdzie potrzeba pokazania czegoś rozmówcy. To wygodne rozwiązanie zwłaszcza, jeśli spotkanie osobiste nie jest możliwe. Barierami w tym przypadku mogą być jednak ograniczenia sprzętowe i technologiczne, ponieważ komunikatory wymagają dobrej jakości łącza internetowego, aby nie powstawały przerwy w transmisji.
Jeśli szukasz szczegółowych informacji na temat prowadzenia negocjacji zdalnych, zapraszamy na prowadzone przez nas warsztaty negocjacyjne.
