Redukcja ryzyka w zakupach pośrednich

Jak ewaluują organizacje zakupowe u liderów w swoich branżach?

Opisując case study z branży FMCG, chcielibyśmy się również odnieść do innych branż i firm, które ciągle doskonalą swoje procesy i organizacje. W ramach inicjatywy Dlaczego Zakupy? rozmawialiśmy z Dyrektorem Zakupów, Panem Jackiem Rybką z firmy Pratt&Whitney z branży lotniczej. Zwracał on uwagę na wyzwania w generowaniu oszczędności i ryzykiem stojącym przed firmami, które posiadają złożoną, międzynarodową organizację. Mówił również o potrzebie transformacji funkcji zakupowej w Polsce i zwiększaniu odpowiedzialności za wyniki biznesu. Cała wypowiedź do obejrzenia na filmie obok.

Jak to się ma do naszego case study?

Transformacja funkcji zakupowej i branie odpowiedzialności za biznes lokalnie to również ważne punkty dla innego naszego klienta. Dyrektor finansowy niemieckiej grupy z branży FMCG, posiadającej zakłady produkcyjne również w Polsce, zwrócił się do nas z prośbą o weryfikację procesów zakupowych w obszarze zakupów pośrednich. W czasie wstępnych rozmów zwrócił uwagę, że firma systematycznie rośnie w Polsce, otworzyła m.in. drugą lokalizację produkcyjną oraz centrum dystrybucyjne. CFO podkreślił, że zakupy bezpośrednio produkcyjne są dobrze zorganizowane, scentralizowane i koordynowane przez centralę w Niemczech. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku zakupów pośrednich. Zakupy typu indirect w polskim oddziale realizowane są bezpośrednio w komórach biznesowych. Jak sam zauważył już na pierwszy rzut oka widzi kilka ryzyk:

• firma przejmuje linie produkcyjne z innych zakładów, czasami bez odpowiedniej dokumentacji i wsparcia przy rozruchu
• księgowość otrzymuje dużą liczbę faktur za usługi, dla których nie ma utworzonych zamówień, dekretacja dokumentów jest utrudniona
• niedawna rozbudowa magazynu pokazała brak koordynacji między działami logistyki i inwestycji

W ramach uzgodnionego zakresu projektu zespół Eveneum odpowiadał za mapowanie strumieni wartości w działach realizujących zakupy indywidualnie. Rezultatem współpracy był raport obrazujący ryzyka i usprawnienia w obszarze zakupów indirect. Poniżej przedstawiamy kilka faktów z projektu, którymi możemy się z Państwem podzielić.

Co mówią trendy rynkowe?

Dla pracowników działów np. marketingu czy utrzymania ruchu procesy stricte zakupowe zawsze będą sprawą drugo a nawet trzeciorzędną. Z racji braku czasu ryzyko kontraktowe, zakupowe kroki procesowe i planowanie współpracy z dostawcami mogą być traktowane po macoszemu. Zgodnie z trendami rynkowymi i najlepszymi praktykami zarządy firm, które osiągają pewien efekt skali działalności, tworzą dedykowany dział lub dedykują kupców-ekspertów odpowiedzialnych za zakupy pośrednio produkcyjne. Osoba dedykowana zakupom może rozwijać swoje kompetencje w konkretnych grupach asortymentowych oraz koordynować proces zakupowy, by dostarczać oszczędności i minimalizować ryzyka we współpracy z łańcuchem dostaw.

Szczegóły case study w firmie produkcyjnej z sektora FMCG

W ramach projektu zmapowaliśmy strumienie wartości w poszczególnych działach. Zaproponowaliśmy zmiany procesowe i organizacyjne zmniejszające ryzyko, przyśpieszające procesy i generujące oszczędności.