3 obszary analizy zakupowej, których nie możesz pomijać – jak zwiększyć rentowność firmy poprzez analizę zakupową?

Niezależnie od prowadzonej działalności, zakupy są jednym z najważniejszych obszarów. To od wyników, jakie osiągają kupcy, często zależy ogólny wynik przedsiębiorstwa. Dlatego też warto inwestować tak czas, jak i środki w szczegółowe analizy struktur działów zakupów, jak i w same procesy zakupowe.

Jak analiza zakupowa może wpłynąć na rentowność firmy i jak ją przeprowadzić poprawnie? Co powinien obejmować zakres analizy zakupowej? W których obszarach kryją się potencjalnie największe korzyści? Prezentujemy trzy najbardziej istotne obszary warte uwagi.

1. Przeanalizowanie kosztów całkowitych – TCO

Koszty całkowite nie są ograniczone wyłącznie do kosztów materiałów lub towarów, ale też koszty magazynowania, obsługi, zmiany dostawcy, administracyjne, utraconych korzyści czy rozwiązywania problemów i wiele innych. Elementem zaliczającym się do kosztów całkowitych są także koszty finansowe, związane m.in. z warunkami i terminami płatności. Dlatego pierwszą czynnością, jaką warto wykonać, to dokładna analiza całkowitych, rzeczywistych kosztów zakupów.

W zależności od specyfiki firmy, jej branży czy rodzaju dostawców, czynniki wpływające na TCO mogą się różnić od powyżej wymienionych. W analizie należy więc uwzględnić wszystkie, które mają znaczenie dla Twojej firmy. Dzięki temu możliwa będzie identyfikacja ewentualnego potencjału optymalizacyjnego, a dokładność analizy zakupowej się zwiększy.

2. Przeanalizowanie zapasów i potencjału optymalizacyjnego

Kolejny obszar wymagający szczegółowej analizy, to koszty zapasów. Takie zadanie pozwoli na sprawdzenie stanów magazynowych i określenie tych optymalnych. Optymalne w kontekście analizy kosztowej to takie, które pozwalają jednocześnie minimalizować koszty i minimalizować negatywny wpływ potencjalnych braków. Niestety w większości firm zwiększanie stanu magazynowego, na różnych etapach procesu, służy schowaniu problemu pod dywan, a nie jego rozwiązaniu.

Po analizie zapasów możliwe jest zmniejszenie kosztów całkowitych. To jednak nie jedyna korzyść tego działania. Kolejnym jego plusem jest poznanie takiego zakresu zapasów, który pozytywnie wpłynie na cały łańcuch dostaw oraz podniesie efektywność obszarów produkcji czy sprzedaży.

3. Zarządzanie relacjami z dostawcami

Po przeanalizowaniu zapasów i kosztów zakupowych możemy już zdefiniować potrzeby firmy oraz wyodrębnić obszary do optymalizacji. Ta wiedza pozwoli też na budowanie jeszcze lepszych i trwalszych relacji z dostawcami.

Należy jednak zestawić wyniki analizy kosztowej z wynikami oceny dostawców. Dzięki temu będziemy w stanie wybrać tych, z którymi współpraca jest dla naszej firmy najbardziej korzystna – również długofalowo. Dlaczego to zagadnienie dotyczy działu zakupów? Coraz częściej jego kompetencje i odpowiedzialność w firmie obejmują również dbanie o dostarczanie innowacyjnych rozwiązań, co przekłada się też na satysfakcję klientów końcowych.

Należy pamiętać, że analiza zakupowa nie powinna być działaniem jednorazowym, dla podtrzymania i zwiększania efektywności firmy, należy przeprowadzać ją okresowo. Aby managerowie działów zakupów mogli sprawnie wykonywać takie analizy, warto zadbać więc także o regularne szkolenia biznesowe.

Chcesz dowiedzieć się więcej o analizie zakupowej realizowanej przez ekspertów Eveneum lub  szkoleniach dla biznesu, podnoszących kompetencje Twojego zespołu? Zapraszamy do kontaktu.