Negocjacje biznesowe – przygotowanie do negocjacji
Poprzednim wpisem rozpoczęliśmy cykl artykułów, w obszarze negocjacji biznesowych. Przybliżyliśmy zagadnienie różnych styli negocjacyjnych wraz z ich charakterystyką. Tym razem opiszemy na czym powinno polegać przygotowanie do negocjacji biznesowych i o co należy zadbać.
Przygotuj się do przygotowań
Właściwe przygotowanie do negocjacji może przesądzić o ich wyniku. Można powiedzieć, że przygotowanie jest etapem kluczowym w całym procesie negocjacyjnym – 90% sukcesu od niego zależy. To właśnie wtedy zbieramy informacje o drugiej stronie negocjacji, analizujemy sytuację wewnętrzną, określamy cele oraz strategie, a także przygotowujemy zespół, który ma nas wspierać.
Plan negocjacji warto jest sobie rozpisać, a jeśli to możliwe, podzielić konieczne do omówienia zagadnienia na kategorie. Dzięki temu możliwe będzie utrzymanie szyku rozmów i zachowanie porządku zwłaszcza, gdy temat negocjacji jest wielowątkowy.
Ważne jest także udzielenie sobie odpowiedzi na kilka kluczowych pytań:
- Z kim negocjujemy?
- Dlaczego przystępujemy do negocjacji?
- Co chcemy osiągnąć w wyniku rozmów negocjacyjnych?
- Gdzie odbędzie się spotkanie negocjacyjne?
Przygotowując się do negocjacji warto też rozpisać potencjalny scenariusz przebiegu rozmów, wraz z ewentualnymi pytaniami lub obiekcjami drugiej strony. Etap pytań lub obiekcji drugiej strony nazywamy, trochę żartobliwie, a jednocześnie odnosząc się do prawdziwych sytuacji, PRANIEM BRUDÓW. Na to także trzeba być gotowym. Jeśli mamy sporo czasu do terminu spotkania, powinniśmy rozważyć skorzystanie z doświadczenia negocjacyjnego sparing partnera, z którym możemy potrenować własne kompetencje negocjacyjne.
Z całą pewnością musimy jak najwięcej dowiedzieć się o naszym kontrahencie. Od tej wiedzy może być także uzależniona dalsza strategia prowadzenia rozmów negocjacyjnych. Ważne jest także określenie celów – minimalnego (Break Point), optymalnego i maksymalnego (Openning Point). To pozwoli nam później określić granice, poniżej których nie jesteśmy w stanie ustąpić. Należy też pamiętać, że druga strona negocjacji z dużym prawdopodobieństwem również takie cele określi.
Najlepsza alternatywa dla negocjowanego porozumienia – BATNA
BATNA to ta część przygotowań do negocjacji, która powinna stanowić podstawę dla każdego negocjatora. BATNA to jego siła! Pozwala określić najlepszą alternatywę na wypadek, gdyby przebieg negocjacji obrał zły kierunek lub doszło do ich przerwania. Dzięki BATNA jesteśmy w stanie określić jaką strategię negocjacyjną przyjąć: ofensywną, defensywną, a może kooperacyjną. Strategię, która zagwarantuje osiągnięcie maksimum satysfakcji. Najpotężniejsza BATNA to alternatywny kontrahent. Z perspektywy kupca inny dostawca, a patrząc na negocjacje oczami sprzedawcy inny klient, który „załata” wolumen sprzedaży, liczony w ilości lub pieniądzu. Nie należy zapominać, że BATNĄ może być także CZAS. Odpowiednie nim zarządzanie pozwala budować dźwignię na negocjacjach. Należy pamiętać, że skuteczne określenie BATNA nie będzie możliwe bez wcześniejszej, szczegółowej analizy kontrahenta, naszej sytuacji wewnętrznej oraz sytuacji na rynku.
Strategia na wagę złota
Ostatnim etapem przygotowań do negocjacji jest wybór strategii. Nie może być on przypadkowy i nie może paść wyłącznie na jedną. Przed przystąpieniem do rozmów nie będziemy bowiem znać strategii przyjętej przez drugą stronę. O stylach negocjacyjnych pisaliśmy tutaj:
Strategie prowadzenia negocjacji opierają się na sposobach rozwiązywania konfliktu, który jest nieodłącznym elementem negocjacji. Te sposoby to: ofensywna, defensywna, kooperacyjna. Ciężko określić najlepszą metodę. Eksperci negocjacyjni również nie są zgodni w swoich zaleceniach i czasami skłaniają się ku współpracy, angażującej obie strony negocjacji, a czasami w kierunku kompromisu. Niezależnie od podejścia kluczowe jest zapewnienie poczucia satysfakcji obu stronom.
Przygotowanie do negocjacji to jednak nie tylko strategia. Nie należy też pomijać pozostałych czynników, mogących wpływać na odbiór przez drugą stronę negocjacji i tym samym na sam przebieg rozmów. Są to takie aspekty, jak m.in.: liczba uczestników negocjacji (nie mogą to być przypadkowe osoby, a skład zespołu negocjacyjnego powinien być proporcjonalny do składu zespołu drugiej strony); miejsce negocjacji (komfort prowadzenia rozmów jest równie ważny, co ich treść); strój czy nawet zapach perfum.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twój zespół jest doskonale przygotowany do prowadzenia strategicznych rozmów negocjacyjnych, zapewnij mu wsparcie merytoryczne poprzez wybór jednego z dostępnych w Eveneum warsztatów negocjacyjnych lub trening z negocjacyjnym sparing partnerem. Zapraszamy do kontaktu.