Przejdź do zawartości

6 najważniejszych aspektów dla strategii zakupów IT

Autor:

Technologia, cyfryzacja, digitalizacja, automatyzacja, to słowa, które można uznać za biznesowe słowa roku 2020. Obok oczywistych innych słów jak: kryzys, rentowność, płynność finansowa, restrukturyzacja. Znaczenie tych słów wzrosło w pandemii, gdy firmy wcześniej nie gotowe na technologiczne zmiany zrozumiały, że albo wykorzystają szansę na ucyfrowienie i przetrwają albo znikną z rynku.

Wg. Gartnera, “Digitalizacja zmienia gwałtownie sposób w jaki organizacje tworzą swoją wartość i to w jaki sposób ze sobą konkurują”

Przypadek firmy Rhenus, międzynarodowego operatora logistycznego, to potwierdza. Rhenus w trudnym czasie pandemii wykazał się odwagą cechującą innowacyjne firmy. Wykorzystał szanse na poprawę swoich procesów, by osiągnąć operational excellence i uwolnić zasoby tuż przed szczytem operacyjnym, czyli okresem bożonarodzeniowym. Dodatkowe, znacznie zaostrzone przez konkurencyjność rynku e-commerce KPIs, m.,in lead time delivery, wymusiły na operatorach logistycznych myślenie i działanie sprawniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Co się wydarzyło w Rhenus? Otóż firma zainwestowała w 2020 r w technologię Business Proces Mining, o której często pisaliśmy w naszych artykułach, m.in Logistyka w czasach zarazy | Eveneum

O odwadze zmiany i wymiernych korzyściach rozmawiałam w lutym br. z firmą Rhenus oraz firmą Crestt, która wdrażała technologię Celonis BPM w Rhenus. Zachęcam do obejrzenia skrótu z tego webinaru pt:  Logistyka w czasach zarazy | Eveneum

Strategia zakupowa IT (NIE) do szuflady?

Zauważamy w Eveneum wzmożone zainteresowanie tematem nowych technologii i naszym produktem szkoleniowym Strategiczne zarządzanie kategorią zakupową IT/IS | Eveneum

W ramach szkolenia uczymy metodycznego podejścia do tworzenia strategii zakupowej w oparciu o najnowsze trendy i z uwzględnieniem sporej dawki wiedzy o rozwiązaniach IT lokalnych i globalnych, ryzyku i budowaniu relacji oraz kontraktowaniu.

W tym artykule przybliżę najważniejsze aspekty związane z zakupem technologii, których nie można pominąć przy budowaniu strategii zakupowej.  Poniższe wskazówki inspirowane są częściowo artykułem, umieszczonym na łamach Forbsa: Buying New Tech For Your Business? Here Are 12 Crucial Aspects To Consider (forbes.com).  Artykuł opisuje najważniejsze aspekty, na które organizacje muszą zwrócić uwagę przy podejmowaniu decyzji o technologicznej zmianie.

 

Ja wybrałam dla Was 6 aspektów, które z pespektywy strategii zakupowej wydają się bardzo istotne. Opisałam je zgodnie ze swoim doświadczeniem

strategia_IT
Pozytywne zakupy

Na co zwrócić uwagę budując strategię zakupu nowych technologii?

1. POTRZEBA CZY OCZEKIWANIE?

Należy wyraźnie rozróżnić realne potrzeby versus oczekiwania biznesu.  Potrzebne jest gruntowne zbadanie w organizacji jakie korzyści oraz jakie straty wiążą się z planowaną zmianą technologiczną. Czy ta zmiana jest potrzebna, czy następuje we właściwym czasie, czy jest dopasowana do naszej organizacji? itp. Byłam świadkiem wielu sytuacji, w których mylono potrzebę versus oczekiwania przy tworzeniu specyfikacji technicznej oprogramowania IT. Dla przykładu: oczekiwaniem biznesu był zakup znanego oprogramowania wysokiej klasy np. ERP z górnej półki cenowej, tylko dlatego, że większość znaczących firm na rynku ma to oprogramowanie wdrożone. Innym wskazaniem mógł być fakt, iż rekomendacja konkretnego systemu ERP pochodziła od działu IT, jako że ten miał najlepsze doświadczenia z poprzednich wdrożeń. Potrzebą było zapewnienie organizacji transparentnego i niezakłóconego, ciągłego przepływu dokumentów finansowych od zgłoszenia zapotrzebowania po rozliczenie faktury (Source to Pay). W większości przypadków tak zdefiniowana potrzeba nie wymaga wysokiej klasy oprogramowania z najwyższej cenowej półki. Jednak firmy decydują się często na najdroższe rozwiązania. Rezultatem takiego podejścia jest najczęściej niekończący się proces wdrożenia produktu źle skalibrowanego do wielkości i skali potrzeb organizacji. Ciągnące się miesiącami, niezliczone ilości zmian, by dopasować system z półki do specyfiki organizacji. Piszę  o tzw. change request przeliczanych na wysoką stawkę dniówek programistów. Wzrasta geometrycznie koszt projektu wdrożeniowego, który być może nigdy nie przyniesie zwrotu z tej inwestycji, tzw. ROI dla cyfryzacji procesu Source-to-Pay. Warto się nad tym zastanowić w kontekście technologicznych wyborów.

2. JAKIE PROBLEMY BIZNESOWE ROZWIĄŻE TECHNOLOGIA?

Absolutnie krytycznym dla powodzenia projektu wdrożeniowego jest odpowiedź na strategiczne pytanie: jakie problemy ma rozwiązać technologia, którą chcemy pozyskać z rynku i wdrożyć. Z jakimi wyzwaniami w organizacji będziemy musieli się zmierzyć. Jeżeli wpływa na polepszenie wyników operacyjnych (osiągnięcie tzw. operational excellence) finansowych, sprzedażowych, jakościowych w relacji do obsługi klienta, to już połowa oczekiwanego sukcesu. Przeanalizuj potencjalne partnerstwa technologiczne, aby upewnić się, że ich wewnętrzny zespół, wiedza i bezpieczeństwo są tym, czego szukasz. Na koniec należy się zastanowić czy dostępna na rynku jest najnowsza wersja produktu, który chcemy wdrożyć, ile jest planowanych przez producenta aktualizacji systemu, i czy system jest skalowalny w sytuacji powiększenia biznesu.

3. CZY WSZYSCY W BIZNESIE AKCEPTUJĄ POTRZEBĘ ZMIANY TECHNOLOGICZNEJ?

Kolejnym bardzo ważnym aspektem jest upewnienie się, że biznes zrozumie, dlaczego realizujemy projekt cyfryzacji procesu i go zaakceptuje. Wdrażanie technologii tylko dla posiadania nowej technologii może spowodować więcej szkód niż pożytku. Zakupy powinny angażować się w proces definiowania wymagań biznesowych od samego początku oraz pod proof of concept / proof of value danego rozwiązania. Dlaczego? Z dwóch powodów. Pierwszy bardzo prozaiczny – by rozumieć dokładnie cel biznesowy zmiany technologicznej. Dodatkowo pamiętajmy, że jeśli zakupy pominą etap wyboru partnera do realizacji POC/POV i pozostawią to w rękach działu IT, cały późniejszy przetarg z uwzględnieniem innych oferentów, ma tak naprawdę znaczenie formalne i symboliczne. Drugi powód jest związany z ryzykiem i bezpieczeństwem.

4. JAKIE JEST RYZYKO?

Ryzyko - aspekt, który urósł na znaczeniu szczególnie w pandemii i wymuszonej nią pracy zdalnej. W świecie coraz bardziej opartym na danych i chmurze przedsiębiorstwa stoją przed podwójnym wyzwaniem związanym ze skalowalnością oraz bezpieczeństwem i kontrolą danych. Skalowalność jest wyzwaniem ze względu na „zawsze dostępnych” globalnych konsumentów, którzy generują zapotrzebowanie na aplikacje przez całą dobę, gdziekolwiek się znajdują. Bezpieczeństwo danych i prywatność stają się pilne, ponieważ obowiązują europejskie przepisy RODO. Przedsiębiorstwa stoją teraz przed podwójnym wyzwaniem, jakim jest możliwość skalowania usług aplikacji w górę iw dół, z danymi na żądanie, z elastycznym wsparciem dla bezpieczeństwa danych i prywatności. Są to potrzeby klientów, które są podstawą naszej oceny nowej technologii. W ocenie technologii to kryterium powinno być jednym z kluczowych.

5. CO MÓWIĄ KRYTYCY?

Słuchajmy z uważnością, co mówią firmy IT o produktach, które wdrażają. Nie słuchajmy tylko producentów wysokiej czy średniej klasy systemów i ich sił sprzedażowych. Prawda leży TYLKO w „pocie i łzach” tego, kto realnie miał do czynienia z wdrożeniem danego systemu i to nie w jednej firmie, niejednej branży. Poza tym ma on porównanie z wdrożeń różnych produktów nie tylko tej samej klasy, ale także innej kategorii, które równie sprawnie odpowiedzą na naszą potrzebę biznesową. Pisze tu o szczerej rozmowie z firmą IT, która realizuje wdrożenia o tym czy na pewno potrzebujemy systemu ERP do naszego procesu, czy może platforma klasy Business Process Management Systems okazałaby się wystarczająca i bardziej elastyczna w stosunku do naszych potrzeb.

6. JAK ROZUMIEMY PARTNERSTWO?

… i czy analizujemy atrakcyjność swojej organizacji wobec rynku dostawców nowych technologii? Nie? Uwaga! Idą zmiany!

Współpraca z dostawcami technologii powinna wykraczać poza funkcjonalność produktów IT i warunków SLA w umowie. Powinni być prawdziwymi partnerami biznesowymi, angażowanymi na wczesnym etapie koncepcji zmiany, by mogli w sposób efektywny pomóc organizacji w transformacji i adaptacji w zmieniającym się środowisku. Najnowsze prognozy z rynku IT wskazują na potrzebę całkowitej zmiany mindset’u kupujących w stosunku do firm technologicznych, niż to miało miejsce dotychczas. Ci, którzy pierwsi to zrozumieją, wygrają. Co to oznacza? Otóż, jest bardzo prawdopodobne, że nieunikniony wzrost popytu na innowacje, przyspieszony pandemią, spowoduje wytworzenie się odwróconych mechanizmów rynku. Mam na myśli sytuacje, w której to dostawcy technologii będą wybierać klientów do realizacji strategicznych i innowacyjnych projektów. Efekt zwany potocznie „klęską urodzaju” spowoduje, że firmy technologiczne będą bardzo ostrożne i wybiórcze w zawieraniu relacji biznesowych. Częściej niż dotychczas będą analizować profitowość oraz ryzyko niepowodzenia projektu. Wszystko po to, by ciągle budować przewagę konkurencyjną poprzez silne portfolio innowacyjnych projektów i Klientów. Na naszych szkoleniach z zakresu budowania strategii, pokazujemy, jak analizować atrakcyjność rynkową nabywcy vs rynek dostawców. Stosujemy rozumowanie przez pryzmat nałożonych na siebie macierzy Krajlica i BCG* lub Krajlica i macierzy Kaplana - Coopera -Gordona**, po to by uzmysłowić kupującym wagę świadomości jak są postrzegane ich organizacje przez dostawców. Ta wiedza ma posłużyć kupującym przy dostosowaniu negocjacyjnej i budowania relacji w stosunku do kluczowych partnerów biznesowych.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych Klientów związanych, m.in z budowaniem wiedzy w temacie kupowania i wdrażania nowych technologii rozpoczęliśmy inicjatywę Digital Procurement Centre (Zakupowe Centrum Cyfrowej Doskonałości). DPC tworzy zespół doradców, architektów rozwiązań podnoszących efektywność procesów i obniżających koszty w przedsiębiorstwach. Dążymy do tego, by nasi klienci osiągnęli poziom Digital Masters w jak najkrótszym czasie. Zapraszamy do zapoznania się z informacją, czym się zajmujemy w ramach DPC Digital Procurement Center (eveneum.com) . Zapraszamy także do udziału w naszym szkoleniu Strategiczne zarządzanie kategorią zakupową IT/IS | Eveneum

* macierz BCG - metoda analizy portfelowej, stworzona przez Boston Consulting Group. Metoda BCG dzieli strategiczne jednostki biznesu, czyli marki, produkty czy klientów w zależności od dynamiki wzrostu sektora oraz relatywnego udziału w rynku. Podział na: "gwiazdy", "dojne krowy", "znaki zapytania", "kule u nogi"
** macierz Kaplan - Cooper - Gordon – metoda segmentacji klientów, która z perspektywy zysków i strat oraz kosztów zaangażowania w budowanie relacji, dywersyfikuje klientów na: "pasywnych", "wrażliwych", "agresywnych" i "wymagających"
  • Monika Bis

    Monika Bis

    Partner, Konsultant i Trener, Eveneum

    Pasjonatka pracy z ludźmi, wzmacniania ich kompetencji i dzielenia się wiedzą i doświadczeniami. Jako praktyk z 20 letnim doświadczeniem w międzynarodowych korporacjach, prowadzi szkolenia i projekty doradcze związane ze strategicznym zarządzaniem zakupami, zarządzaniem zespołem, przywództwem, zarządzaniem sytuacją kryzysową oraz ryzykiem kontraktowym. Prowadzi zajęcia na studiach podyplomowych Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. Prelegentka wielu ogólnopolskich konferencji branżowych. Współinicjatorka dialogu branżowego między reprezentantami środowisk: dostawców branży komunikacji marketingowej i korporacyjnych zakupów. Prowadzi sesje mentoringowe dla studentów studiów logistycznych jak również dla praktyków zakupowych. Obecnie w roli Członka Zarządu Stowarzyszenia Polish Supply Management Leaders (PSML) reprezentującego profesjonalistów z branży łańcucha dostaw: zakupów i logistyki.

Umów konsultacje
Wyceń szkolenie