Scenariusz negocjacji – 4 podstawowe punkty
W cyklu wpisów o negocjacjach biznesowych napisaliśmy m.in. o tym, jak się do nich przygotować oraz jakie są style negocjacyjne. Tym razem poruszymy wątek scenariuszy negocjacji.
Jak przygotować scenariusz negocjacji? Czy jest on niezbędny za każdym razem? Co daje przygotowanie scenariusza negocjacji?
Scenariusz negocjacji – Czym jest? Do czego służy?
Scenariusz negocjacji jest czymś w rodzaju briefu projektowego. Tworzymy go w celu dokładnego przygotowania przebiegu rozmów negocjacyjnych na wstępnym etapie przed rozpoczęciem spotkań.
Taki dokument ma nam posłużyć przede wszystkim do lepszego poznania kontrahenta, z którym planujemy rozpocząć proces negocjacyjny. We wpisie o negocjacjach międzynarodowych napisaliśmy o czynnikach, które nie pozostają bez wpływu na przebieg negocjacji. Warto mieć je na uwadze, ale nie tylko wówczas, gdy druga strona negocjacji reprezentuje inny kraj. Negocjując z rodakami także powinniśmy zebrać o nim jak najwięcej informacji. Chodzi o poznanie kultury firmy i misji, jaką kieruje się dane przedsiębiorstwo, a także o wiedzę o ewentualnych stylach negocjacyjnych, jakie druga strona negocjacji stosuje.
Na podstawie zebranych o kontrahencie danych, możemy przejść do przygotowania scenariusza negocjacji.
Z czego składa się scenariusz negocjacji i jak go przygotować?
Tworząc scenariusz negocjacji powinniśmy zawrzeć w nim kilka istotnych elementów takich, jak przykładowe dialogi, możliwe obiekcje drugiej strony czy nasza argumentacja poszczególnych elementów oferty. Aby przygotowanie do realnej rozmowy było jak najlepsze, warto ją też testowo przeprowadzić. Można to zrobić np. korzystając z usługi negocjacyjnego sparring partnera lub w ramach własnego zespołu w towarzystwie tzw. cienia negocjacyjnego.
Scenariusz negocjacji powinien składać się z dwóch wariantów: pozytywnego i negatywnego, a także uwzględniać cztery podstawowe czynniki.
- Oferta wyjściowa
Jest to propozycja negocjatora prezentowana drugiej stronie w pierwszej kolejności, na początku rozmów negocjacyjnych. Jej poziom powinien być optymalny – nie za wysoki i nie za niski. zbyt wysoki próg mógłby zniechęcić kontrahenta i zamknąć drogę do prowadzenia dalszych rozmów już na starcie. Z kolei zbyt niski niesie za sobą ryzyko zamknięcia sobie drogi do ewentualnych ustępstw na dalszym etapie.
- Próg minimalny
Następnym czynnikiem, który powinien znaleźć się w scenariuszu negocjacji jest minimalny próg, który chcemy osiągnąć. To pułap, poniżej którego nie możemy zejść. W innym wypadku wiązałoby się to z poniesieniem przez nas straty. Należy też pamiętać, że próg minimalny określamy dla dwóch wersji scenariusza – optymistycznej i pesymistycznej.
- Próg maksymalny
Potencjalnie nie ma górnej granicy negocjacji. Potencjalnie – im więcej tym lepiej. Mimo wszystko jednak, warto jest określić maksymalny próg negocjacji, który możemy osiągnąć przy pozytywnym i bezproblemowym przebiegu rozmów negocjacyjnych.
- Koszty i zyski; atuty i słabe strony
Jednym z niezwykle istotnych punktów scenariusza negocjacji jest identyfikacja naszych mocnych i słabych stron, a także minimum w przybliżeniu, określenie ich dla drugiej strony negocjacji. Podobnie jest w przypadku kosztów i zysków. Choć dane te ciężko jest z pełną dokładnością oszacować, warto jest zrobić to przynajmniej na poziomie estymacji.