Opracowanie strategii zakupowej – wysiłek fizyczny czy intelektualny?
Autor:
Szymon Tochonowicz
Opracowanie strategii zakupowej – wysiłek fizyczny czy intelektualny?
Kiedy zajmujemy się tworzeniem strategii zakupowej, bardzo często spotykamy się z przypadkami, w których pracownicy działów zakupów wkładają dużo wysiłku w przygotowanie analiz i zbieranie danych. Z pozoru wygląda to jak solidna praca, ale w rzeczywistości często brakuje w niej realnych korzyści. Zamiast dostarczać konkretny plan działania, otrzymujemy tylko zbiór informacji. W tym kontekście warto przyjrzeć się podejściu LEAN i rozważyć, które elementy procesu tworzenia strategii zakupowej faktycznie generują wartość, a które są jedynie koniecznym, ale nieuniknionym kosztem.
LEAN – strategia bez marnotrawstwa
W ramach podejścia LEAN wszystkie działania w procesie można podzielić na trzy kategorie:
- value-added – generujące wartość,
- non-value added, but necessary – konieczne, ale nie generujące wartości,
- non-value added (waste) – straty.
Z doświadczenia wynika, że w wielu przypadkach największy wysiłek wkładany przez pracowników działów zakupów dotyczy właśnie zbierania danych – proces ten bywa czasochłonny i żmudny, a niekoniecznie prowadzi do konkretnych wniosków. Chociaż zbieranie informacji jest niezbędne, samo w sobie nie generuje wartości dodanej.
Zbieranie danych – konieczność, ale nie wartość dodana
W ramach strategii zakupowej, zbieranie danych to etap, który można uznać za konieczny, ale jednocześnie nie wnosi on bezpośredniej wartości. Bez danych nie ma mowy o wyciąganiu wniosków, ale to właśnie analiza tych danych, wyciąganie wniosków oraz tworzenie planu działania stanowi prawdziwą wartość. Dlatego skupienie się na analizie i opracowaniu planu, a nie na samej akumulacji informacji, jest kluczowe dla sukcesu strategii.
Wysiłek fizyczny czy intelektualny?
Pojawia się pytanie: jakie wysiłki wiążą się z tworzeniem strategii zakupowej? Na pewno nie chodzi tylko o fizyczny wysiłek związany ze zbieraniem danych. Choć może to wymagać zaangażowania i czasu, prawdziwa wartość leży w intelektualnym wysiłku, który wiąże się z analizowaniem tych danych i odpowiadaniem na pytanie „co dalej?”.
Zbieranie danych – wysiłek fizyczny
Zbieranie danych to proces, który może być zautomatyzowany za pomocą systemów ERP, Excela czy narzędzi opartych na sztucznej inteligencji. To raczej fizyczna praca, która jest niezbędna, ale nie wnosi wartości dodanej.
Analiza danych – wysiłek intelektualny
Właściwa analiza i wyciąganie wniosków, a także określenie dalszych działań to już intelektualny wysiłek, który nie może zostać zautomatyzowany. To na tym etapie menedżer kategorii podejmuje decyzje, które mają bezpośredni wpływ na przyszłość organizacji. Opracowanie planu działania, wytyczenie celów i wskazanie odpowiedzialności za działania to kluczowe elementy strategii, które wymagają zaangażowania intelektualnego, a nie tylko technologicznego wsparcia.
Rola menedżera kategorii
Menedżer kategorii powinien skupić się na tym intelektualnym wysiłku – na tworzeniu planów i ustalaniu celów. Narzędzia takie jak systemy ERP, Excel czy AI mogą pomóc w zbieraniu danych, ale to człowiek, a dokładnie menedżer, jest odpowiedzialny za to, co się z tymi danymi zrobi.
Tworzenie strategii zakupowej to nie tylko kwestia zebrania danych i ich przedstawienia. To proces, który ma na celu poprawę wyników firmy w przyszłości, wskazanie, jak osiągnąć lepsze wyniki w ramach danej kategorii zakupowej i jasno określenie odpowiedzialności za działania.
Wartość intelektualna w strategii zakupowej
Kluczowym pytaniem w tworzeniu strategii zakupowej jest odpowiedź na pytanie „I co z tego?”. Jeżeli strategia nie odpowiada na to pytanie, to nie jest strategią, a jedynie raportem. Celem strategii jest wskazanie konkretnych działań, które przyczynią się do poprawy wyników firmy w przyszłości, a także zaangażowanie organizacji do realizacji tych działań.
