Co to jest Source to Pay (S2P)?

Source to Pay, znany również pod skrótem S2P, jest to proces pozyskiwania surowców lub materiałów niezbędnych do wytworzenia produktu lub świadczenia usługi oraz wykonania płatności za zakupione od dostawców produkty.

Każda firma produkcyjna lub usługowa musi efektywnie zarządzać tym procesem. Nagrodą za wdrożenie najlepszych rozwiązań jest bowiem budowanie wartości firmy, jej przewag konkurencyjnych oraz osiąganie zysków.

Jakie korzyści powinien dawać dobrze wdrożony, efektywny proces Source to Pay?

Korzyści z wdrożenia efektywnego procesu Source to Pay można zgrupować w cztery obszary. Jakość procesu można mierzyć przy wykorzystaniu narzędzi typu Business Process Mining. Oprogramowanie wspierające proces Source to Pay powinno umożliwiać:

1. Eliminację:
   • błędów w komunikacji z działem B+R i dostawcami zmian w dokumentacji, specyfikacji, rewizji rysunków
   • ryzyka pracy z dostawcami na nieaktualnych Ogólnych Warunkach Współpracy, Wymaganiach Logistycznych czy pracy pracowników dostawcy na obiekcie klienta w oparciu o zasady BHP
   • potrzeby użycia Excela do zestawienia ofert, np.: NPV, przedpłaty, różnice w terminie realizacji, karty oceny dostawców. Parametry krytyczne powinny być zestawiane przez AI
   • zobacz więcej...
2. Systematyzację:
   • współpracy i koordynacji pracy pomiędzy B+R, Jakością, Zakupami w firmie
   • procesów przetargowych we współpracy z wewnętrznymi partnerami biznesowymi w organizacjach wirtualnych lub rozproszonych geograficznie
   • zasad porównywania dostawców, doboru parametrów TCO, modelu ryzyka dla twardych i miękkich parametrów
   • zobacz więcej...
3. Standaryzację:
   • ram współpracy z dostawcami bezpośrednio produkcyjnymi. Jednocześnie umożliwić zarządzanie kompleksowością dla dostawców pośrednio produkcyjnych. Celem powinno być generowanie Wartości ze współpracy z dostawcami.
   • szablonów RFx, TCO, zestawień dla grup asortymentowych w ramach zarządzania kategoriami materiałowymi
   • zasad przedłużania kontraktów, zmiany dostawców na projekcie, wyboru dostawców na nowe projekty
   • zobacz więcej...
4. Automatyzację:
   • zbierania ofert od dostawców do BOM-u celem złożenia ofert do klienta przez sprzedaż
   • definiowana celów budżetowych i oszczędnościowych na złożonych projektach
   • przygotowań do negocjacji
   • zobacz więcej...

Jakie są najważniejsze kroki procesu Source to Pay?

Proces S2P składa się z kilku podstawowych kroków. Zacznijmy jednak od kroku “0”, czyli przygotowania i wdrożenia struktur i procesów zakupowych do właściwej realizacji całego procesu. Krok ten jest punktem wyjścia, pozwalającym między innymi na standaryzację procesów zakupowych, najlepsze wykorzystanie posiadanych zasobów oraz lepszą kontrolę realizacji kontraktów i relacji z dostawcami. Struktury i procesy zakupowe powinny być przygotowane w taki sposób, aby zapewniać najlepsze dopasowanie do celów biznesowych firmy.

Jeżeli firma przygotowała i wdrożyła procesy zakupowe odpowiadające jej potrzebom może przystąpić do wyboru dostawców. Tutaj również warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii.

• Po pierwsze dostawcy powinni oferować produkty, których jakość i poziom innowacyjności odpowiadają potrzebom organizacji zakupowej.
• Po drugie, produkty powinny być odpowiednio wyceniane - tak, abyśmy mieli możliwość  optymalizacji kosztów.
• Po trzecie - dostawcy powinni spełniać oczekiwania firmy w zakresie finansów, poziomu zarządzania, skłonności do rozwoju czy otwartości na zmiany. Wszystkie te kwestie są przedmiotem negocjacji zakupowych, których celem jest wyłonienie preferowanych kontrahentów.