Procesy planistyczne przy złożonym łańcuchu dostaw. Case study.

Autor:

Artur Buła, CEO BiModal Solutions

Digital Procurement Center [DPC]

W Eveneum tworzymy Digital Procurement Center [DPC], które jest zespołem doradców, architektów rozwiązań obniżających koszty obsługi i podnoszących efektywność procesów w przedsiębiorstwach. W szczególności skupiamy się na obszarach logistyki i zakupów, optymalizując m. in. procesy:

Source-to-Order (od budowy strategii współpracy z dostawcami, przez przetargi, kontrakty)
Procure-to-Pay (obejmuje order-to-pay i accounts payable)

Z naszymi klientami:

dobieramy i wdrażamy rozwiązania oparte o nowoczesne, niskonakładowe IT usprawniające przebiegu procesów
optymalizujemy istniejący ekosystem współpracy lub doskonalimy procedury, co nie wymaga żadnych nakładów inwestycyjnych ze strony klienta
prowadzimy w imieniu klientów przetargi na rozwiązania IT/IS

Wspólnie z Arturem zapraszamy do zapoznania się z case study opisującym wdrożenie innowacyjnej platformy Sales and Operations Planning [S&OP] w dużej firmie o złożonym łańcuchu dostaw. Równocześnie zapraszamy na webinar dotyczący tej technologi. Szczegóły webinaru pod linkiem.

Procesy planistyczne w przedsiębiorstwie o złożonym łańcuchu dostaw

Obecne przedsiębiorstwa produkcyjne wypracowały bardziej złożone sieci dostaw (supply networks), niż kiedykolwiek wcześniej. Wymagania klientów, czynniki ekonomiczne, polityczno-prawne, ekspansja na rynki zagraniczne, a także rozwój technologii znacząco wpłynęły na kształt sieci dostaw (supply network). Przykładem takiej firmy jest grupa kapitałowa Cersanit S.A. Produkty z oferty marek Cersanit dystrybuowane są do wszystkich krajów Unii Europejskiej, a także na rynek wschodni, do krajów Azji Środkowej oraz Afryki Północnej. Fabryki zlokalizowane są w Polsce, Niemczech, Rumunii, Ukrainie i Rosji.

Procesy planistyczne dla tak rozbudowanej sieci fabryk i magazynów oraz rynku dystrybucyjnego charakteryzują się wysokim poziomem złożoności. Z drugiej strony są one niezwykle krytyczne, ponieważ tylko dzięki nim można odpowiednio zbilansować aktualne i przyszłe potrzeby klientów z niezbędnymi zasobami logistycznymi, produkcyjnymi i materiałowymi. Planowanie to proces trudny, przez niektórych uznawany nawet za rzemiosło, którego trzeba uczyć się latami. W tym procesie planiści muszą żonglować bardzo dużymi zbiorami danych o produktach, zasobach, dostawcach, czasach dostawy, realizacjach, zmieniających się stale warunkach i ciągle pojawiającymi się tysiącami wyjątków.

Case study firmy Cersanit, która zdecydowała się na wdrożenie platformy planistycznej IBM Planning Analytics, zapewniającą transparentność w łańcuchu dostaw i maksymalną optymalizację procesów planistycznych.

Cersanit S.A. - rozbudowana sieć dostaw (supply network)

Cersanit S.A. to dynamicznie rozwijająca się grupa kapitałowa, działająca na międzynarodowym rynku płytek ceramicznych i kompleksowego wyposażenia łazienek. W skład Grupy Cersanit wchodzą renomowane europejskie marki: Cersanit, Opoczno, Meissen Keramik, Pilkington's i Mei.

Produkcja realizowana jest w 11 fabrykach zlokalizowanych w Polsce, Niemczech, Rumunii, Ukrainie i Rosji, które realizują dostawy bezpośrednie do klientów ze wszystkich krajów Unii Europejskiej, rynku wschodniego, a także z Azji Środkowej oraz Afryki Północnej. Dodatkowo firma Cersanit S.A. zorganizowała 2 centra dystrybucyjne swoich produktów. Fabryki Cersanit S.A. połączone są w sieć producentów i podwykonawców wzajemnie zasilających własne magazyny półwyrobów i wyrobów gotowych. Katalog wyrobów i półwyrobów podzielony jest na dziesiątki kategorii, a w sumie zawiera aż 40 000 unikalnych pozycji.

Nie ma cyfrowej transformacji bez wizji całościowej zmiany

Holistyczne spojrzenie na organizację to podstawa myślenia o transformacji cyfrowej procesów planistycznych. Jakiekolwiek zmiany wprowadzane w przedsiębiorstwie w tym zakresie, mają istotny wpływ na istniejące w firmie procesy łączące chociażby planowanie popytu, sprzedaż, dystrybucję czy produkcję.

Cel, jaki przyświeca tworzeniu wizji całościowej zmiany, to wprowadzenie procesów, a więc całej firmy, na wyższy poziom organizacji. Dzięki temu możliwe jest stworzenie przedsiębiorstwa zorientowanego w pełni na efektywne zarządzanie rentownością.

Transformacja cyfrowa bez wątpienia wpływa na działanie całej firmy i jest możliwa tylko wtedy, gdy tworzymy zmiany realnie dostosowane do naszych potrzeb. Gdy zmiany oparte są na gotowych schematach lub systemach, niestety nie można mówić o cyfrowej transformacji, a jedynie o digitalizacji procesów. Digitalizacja, choć kluczowa w rozwoju każdej organizacji, nie jest w stanie sprawić, że firma stanie się innowacyjna i zyska przewagę konkurencyjną.

Nieważne jakich narzędzi używasz, nieważne jak nazywasz swój proces, nieważne, że nie wszystko idzie po myśli, nieważne…
Rób „swojego” S&OP’a.
~ PAWEŁ STRZELECKI, Planning Director Cersanit Group

Najbardziej krytyczny punkt - sprzątanie 0-4

Najważniejsza decyzja dotycząca rozpoczęcia wdrożenia to punkt, w którym istnieje najwięcej potencjału, a wprowadzenie zmian i nowego rozwiązania zaowocuje najszybszym zwrotem z inwestycji. Niezwykle istotna jest też analiza ryzyka i skierowanie uwagi pracowników organizacji na zestaw procesów, których optymalizacja wywoła u nich przysłowiowy efekt „wow”. Od tego bowiem zależy, czy organizacja przyjmie zmianę i w przyszłości będzie chciała kontynuować realizację następnych etapów wdrożenia.

Cersanit S.A. po przeanalizowaniu wszystkich możliwości zdecydował się spośród wszystkich procesów planistycznych wybrać grupę DP / MPS / RCCP.

Strategiczne planowanie bimodal

W wyznaczonym zakresie organizacja planistyczna funkcjonowała w dobrze zdefiniowany sposób. Ze strony systemowej wspierana była przez dostęp do systemu prognozowania sprzedaży i systemów ERP. Konsolidacja danych następowała w arkuszach kalkulacyjnych Excel, a podejmowa ne decyzje oparte były na częściowo sformalizowanym zestawie formuł i heurystyk.

Zmiana zmianie (nie)równa

Wszyscy specjaliści wprowadzający zmiany w organizacji wiedzą, że zmiana musi być wielopoziomowa. Aby była naprawdę skuteczna, powinna dotyczyć minimum 2-3 elementów opisanych w modelu organizacji. Przykładem takiego opisu jest model 7s, który znany i stosowany jest od lat 80 ubiegłego stulecia.

Zmiany w procesach planistycznych nie różnią się znacznie od zmian w innych procesach przedsiębiorstwa. Ich zakres jest bardziej skoncentrowany, a bezpośrednie zmiany zwykle skierowane są do grup planistów. Za to w zamian dostajemy klasyczne wyzwania związane z „burzeniem ścian”, czy „eliminacją silosów” w przypadku wprowadzania zmian w więcej niż jednym „elemencie” modelu planów. W chwili wdrożenia Integrated Business Planning to te wyzwania przybierają na sile.

Digital Transformation

Charakterystycznym elementem tego rodzaju projektów jest ścisła współpraca z zarządem firmy, ponieważ procesy planistyczne niejednokrotnie należą do grupy krytycznych procesów przedsiębiorstwa, a więc zarząd jest jednocześnie odbiorcą i użytkownikiem produktu końcowego.

W przypadku Cersanit S.A. w pierwszy etap wdrożenia zaangażowano 40 osób – zarząd, zespół planistów i zespół IT.

Dlaczego platforma planistyczna?

Z punktu widzenia systemów i narzędzi, planowanie w Cersanit S.A. oparte było dotychczas na modelach przygotowywanych w Excel’u, który w większości firm jest wszechobecnym narzędziem planistów. Pozwala on bowiem na dowolne modelowanie procesu, ciągłe wprowadzanie licznych zmian, które w całym procesie są nieuniknione. Excel wymaga jednak wprowadzania zmian ręcznie, niestety nie wszystkie dane są w nim dostępne, co więcej, czas spędzany na ich codziennym przygotowaniu i aktualizowaniu nie pozwala planistom skupić się na podejmowaniu krytycznych decyzji.

Wybór dostawcy i koncepcji tworzenia rozwiązania opartego o platformę planistyczną podjęty został po przeprowadzeniu „proof of concept”. To ćwiczenie pozwoliło zespołowi Cersanit S.A. na podjęcie świadomej decyzji, że jedynym sposobem na odzwierciedlenie unikalności modelu planistycznego firmy, będzie stworzenie rozwiązania na platformie, a nie zakup tzw. systemu z „pudełka”.

Nieodłącznym procesem wprowadzenia zmiany jest uczenie się. Umiejętność zdefiniowania i opisania własnych wymagań, które zostaną zrealizowane w rozwiązaniu, to jedno z najtrudniejszych zadań dla zespołu wdrożeniowego. Dodatkowo nawet najlepiej zdefiniowane wymaganie potrzebuje przedyskutowania i przetestowania interfejsu chociażby w wersji demonstracyjnej. I tu platforma znów okazuje się pomocna, ponieważ każdą koncepcję i pomysł można w niej prototypować. Prototyp na platformie można sprawdzić, przedefiniować lub zupełnie zmienić. Tak tworzone rozwiązanie rośnie w oczach, a przyszli użytkownicy są w 100% jego autorami, co niezwykle silnie wpływa na adaptację użytkowników do zmiany, jaką jest wprowadzenie nowego rozwiązania.

Głównym celem wdrożenia stało się stworzenie centralnego systemu planowania, do którego trafiałyby wszystkie dane niezbędne planistom (głównie z systemów prognozowania i ERP), gdzie dokonywane byłyby wszystkie obliczenia i automatyzacje. Dane stale odświeżane, dostępne w czasie rzeczywistym, a decyzje podejmowane na podstawie analizy wyjątków – które to zdefiniowane zostały na podstawie wymagań Cersanit S.A.

Decyzje podejmowane w dziale planowania to zwykle odpowiedź na pytanie, który scenariusz realizować. To może dotyczyć priorytetyzacji zamówień, uruchomienia, bądź wygaszenia zasobu, jakim jest np. piec, czy też zamówienia dodatkowego transportu pomiędzy fabrykami. Wsparcie platformy w zakresie transparentności danych, wskazania wszystkich zależności i możliwości symulacji zmiany w planach, jeszcze przed jej zatwierdzeniem, to podstawowe funkcje wykorzystywane przez firmę Cersanit S.A.

Kierując łańcuchem dostaw w obszarze Demand Planningu oraz planowania produkcji na poziomach MPS, DRP oraz S&OP we wszystkich 11 zakładach produkcyjnych Cersanit Group, wiedzieliśmy, że nie ma absolutnie żadnego miejsca na przypadek w dokonywaniu zmian w procesach planistycznych naszej firmy.

Swoją koncepcję zmiany skonfrontowaliśmy z wiedzą ekspertów z BiModal Solutions. Tak oto wspólnie stworzyliśmy narzędzie planistyczne, dzięki któremu w odpowiednim czasie identyfikujemy szanse oraz ryzyko biznesowe.

To pozwala z powodzeniem zaoszczędzić czas i zasoby, jakie przeznaczamy na realizację kluczowych działań biznesowych.

~ PAWEŁ STRZELECKI, Planning Director Cersanit Group

Dlaczego systemy z „pudełka” mogą nas zawieść?

Różnice pomiędzy przedsiębiorstwami są i powinny być widoczne nawet wśród firm działających w tym samym sektorze. Zróżnicowanie obejmuje choćby model biznesowy, politykę działań wewnętrznych, kierunek rozwoju, zestaw procesów czy narzędzi wspierających działania firmy. Choć są to „niuanse”, to one właśnie decydują o tym, czy przedsiębiorstwo jest liderem w swojej branży i czy jest w stanie stawić czoła konkurencji.

Na pytanie, czy w planowaniu Cersanit S.A. jest miejsce na indywidualne rozwiązania, odpowiedź była jedna – oczywiście, że tak! Lista jest długa… Zaczynając od sposobu, w jaki definiujemy i analizujemy swój produkt, jak grupujemy i agregujemy dane, jakie algorytmy i formuły obliczeniowe zastosujemy do wyliczenia danych sterujących, czy planujemy według miesiąca, a może tygodnia, jakie związki przyczynowe zdefiniujemy w modelu itp.

Takie podejście najlepiej stosuje się w sytuacji, kiedy doskonale wiemy, czego potrzebujemy. Organizacje nie chcą uczyć się nowego systemu, starać do niego dopasować i najprawdopodobniej w perspektywie czasu wprowadzać w nim wiele modyfikacji. Chcą mieć rozwiązanie, które zostanie uszyte na miarę, jednak z drugiej strony nie będzie tworzone przez najbliższych kilka lat. We wsparcie tego rodzaju podejścia, które promuje innowację i konkurencyjność, zaangażowana jest zwykle cała kadra zarządzająca, promująca i wdrażająca coraz to nowsze koncepcje realizacji biznesu. To powoduje, że zmiany wymagań następują w ciągłym procesie i niezbędne jest wsparcie tej idei od strony IT, realizowane za pomocą modelu opisanego przez Gartnera - zwanego bimodalnym IT.

Wykorzystywanie w swoich procesach planistycznych rozwiązań z „pudełka”, a więc gotowych systemów, może być dobrą strategią, w sytuacji stabilnego i rzadko zmieniającego się otoczenia biznesowego. Gdy organizacja rozpoczyna definicję swoich potrzeb i chce po prostu „ruszyć do przodu”, aby zyskać na konkurencyjności, powinna postawić na technologię, która jest dostosowana do zdefiniowanych potrzeb.

Bimodalność i zastosowanie platform planistycznych to droga dla firm z dojrzałym procesem i koncepcją modelu planistycznego.

Poszukujących nowych sposobów na lepsze i szybsze poznanie potrzeb klientów i umiejętne ich zbilansowanie z własnymi zasobami, otwartych na zmiany, eksperymenty i nowy sposób prowadzenia projektów zmiany organizacyjnej i wdrożenia rozwiązań wspierających organizację.

Strategią BiModal Solutions jest długofalowa współpraca z Cersanit S.A. i wsparcie dla organizacji wykorzystującej najnowsze rozwiązań w zakresie automatyzacji procesów.
~ ARTUR BUŁA, CEO BiModal Solutions

Od czego zacząć?

Wdrożenie jakichkolwiek zmian w zakresie procesów planistycznych wymaga od przedsiębiorstwa odpowiedniego przygotowania. Proces zmian jest procesem ciągłym i tak Cersanit S.A. chce traktować realizację zadania optymalizacji planowania. W czasie, gdy nowy MPS i RCCP już stały się integralną częścią organizacji, planowane są następne etapy – S&OP, Planowanie Popytu i Sprzedaży, Harmonogramowanie Produkcji.

Niezwykle ważną zmianą, jaka zaszła po wdrożeniu nowej platformy, jest poprawa płynności komunikacji. Dzięki prognozom konsumenckim, takim jak śledzenie popytu na produkty, można stale analizować i podnosić rentowność przedsiębiorstwa. Procesy planistyczne, dzięki którym posiadamy określony plan popytu, pomagają w rozważnym zarządzaniu cyklem życia produktu. Ponadto posiadanie jednolitej platformy, obejmującej interesariuszy oraz etapy łańcucha dostaw, determinuje procesy zachodzące na styku firma - pracownik, firma - klient, firma - dostawca.

Stałe korzystanie z nowej platformy to również precyzyjna identyfikacja obszarów nieefektywnie wpływających na działanie przedsiębiorstwa, jak na przykład błędne obliczenia, braki w zapasach, nieodpowiednie zarządzanie odpadami. To wszystko generuje niepotrzebne koszty.

Faktem jest, że takie systemy posiadają wiele podstawowych i niezbędnych funkcji, jednak to oznacza, że wszyscy w branży zarządzają swoimi procesami w taki sam sposób, a to niestety nie sprzyja zwiększaniu konkurencyjności. Systemy „pudełkowe” sprawdzą się przede wszystkim w młodych, mniejszych firmach, gdzie procesy są dopiero kształtowane, a realne potrzeby weryfikowane.

Przedsiębiorstwa o złożonym łańcuchu dostaw powinny postawić na technologię, która może być dostosowana do ich bardzo wysublimowanych procesów, pamiętając, że nawet najbardziej skomplikowane procesy firmowe można zdigitalizować. Przykładem może być:

sposób, w jaki przedstawiamy i analizujemy swój produkt;
sposób, w jaki grupujemy i agregujemy dane dostarczane od działów marketingu, księgowości i finansów czy realizacji produkcji, ponieważ zwykle wyglądają zupełnie inaczej, niż potrzebują tego specjaliści ds. planowania;
formuły obliczeniowe;
sposób, w jaki przedstawiane są dane – dostosowanie do indywidualnych potrzeb;
automatyzacje działań planistycznych – co, jak często, z jakim zasięgiem w modelu planistycznym;
scenariusze biznesowe i sposób oceny ryzyka.

Wdrożenie platformy planistycznej w celu optymalizacji procesów to pewna zmiana dla organizacji. Przygotowanie do tego wymaga ustalenia bieżącej sytuacji, posiadanych oczekiwań i pożądanych celów. Na podstawie zebranych informacji można przejść do projektowania unikalnego rozwiązania planistycznego. Następnie już w trakcie implementacji, ważne jest, aby weryfikować każdy jej etap. Dzięki temu cały proces przebiega stopniowo, ale i sprawnie!

Artur Buła
CEO BiModal Solutions
Ekspert w zakresie Low Code Enterprise Apps, Sales & Operations Planning oraz Supply Chain Planning. Platformy planistyczne, low-code i bimodalne podejście do wdrażania rozwiązań, to jego niezawodna odpowiedź na rosnące potrzeby rynku. Absolwent Wydziału Informatyki i Ekonometrii Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie. Doświadczenie na stanowiskach Customer Director oraz Senior Project Manager zdobywał pracując w międzynarodowych środowiskach, m.in. w Niemczech oraz Stanach Zjednoczonych. W USA współpracował z ponad 50 klientami, wdrażając rozwiązania biznesowe oparte na systemach ERP. W latach 2011-2012 zbudował dział zajmujący się systemami ERP w spółce IMI Critical Engineering (CCI). Od 2012 roku pracując w Polsce, z sukcesem wprowadził na nasz rynek bimodalną platformę Novacura Flow, wykorzystywaną do optymalizacji procesów krytycznych w utrzymaniu ruchu, serwisie, logistyce i produkcji. Założyciel firmy BiModal Solutions, która m.in. realizuje dedykowane rozwiązania planistyczne, a przy tym wspiera przedsiębiorstwa w zarządzaniu rentownością. W 2019 roku stworzył BiModal Planning Platform – rozwiązanie certyfikowane przez IBM – które pozwala rewolucjonizować obszar S&OP w Polsce.

Rafał Dados
18 lat doświadczenia w zakupach projektowych oraz strategicznych. Od 10 lat współwłaściciel Eveneum, firmy wyspecjalizowanej w doradztwie i szkoleniach dla zakupów w branżach wymagających budowania relacji i zaufania pomiędzy partnerami. Jego specjalnością jest wsparcie klientów w zakresie zakupów projektowych i wczesnego zaangażowania dostawców i działu zakupów w prace rozwojowe. Realizuje projekty typu negocjacje na zlecenie, poszukiwania dostawców oraz negocjowania warunków współpracy w imieniu Klientów. Prelegent konferencji zakupowych w kraju i zagranicą. Wykładowca kierunku zakupowego na Uniwersytecie Jagiellońskim.