Toniesz w gąszczu dokumentacji? Pomoże Input Management oparte o deep learning.

Autor:

Błędne koło natłoku informacji

Codziennie rano przeglądasz dokumenty, które wpadają na Twoje biurko a także do Twojej skrzynki e-mail i na Twój telefon? Każdy pojawiający się dokument ma wartość, każdy niesie informacje, każdy uzupełnia obraz procesu biznesowego jakim zarządzasz w swojej organizacji. Jednak masz już dość natłoku danych i nośników, które musisz sprawdzać, aby te dane uzyskać by potem złożyć je w konkretną informacje zarządczą? Toniesz w informacjach i dokumentach, to staje się irytujące! I tak dzień za dniem. Brzmi znajomo? Nie tylko dla Ciebie.

Codziennie miliony menedżerów średniego i wysokiego szczebla, w setkach tysięcy organizacji na całym świecie, zaczyna dzień tak jak Ty. Od zebrania ważnych informacji z różnych nośników danych. Mamy dla wszystkich dobrą informacje! Jest ratunek i wyjście z tego błędnego koła. Poznajcie jeden z produktów klasy Input Management.

Potrzeba automatyzacji procesów Input Management

..czyli dziedziny biznesowej zajmującej się przetwarzaniem i zarządzaniem informacjami wchodzącymi do firmy za pomocą różnych nośników: papier, e-mail, faks, sms, komunikator, platforma komunikacyjna, system operacyjny, itp

Potrzeba automatyzacji procesu input management jest obecna w każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości. Od kiedy zaczęliśmy mieć do czynienia z systemami elektronicznego przetwarzania danych (EPD), zadaniem informatyki jest stworzenie bazy technicznej i oprogramowania pozwalającego na gromadzenie danych i ich przetwarzanie, czyli de facto umożliwienie technicznej realizacji procesów przetwarzania danych cyfrowych ( żródło: https://e-s-r.pl/2015/06/03/zarzadzanie-informacja-co-to-w-ogole-znaczy/).

Dzisiejszy stan wiedzy o możliwościach cyfryzacji danych w połączeniu z coraz bardziej powszechną sztuczną inteligencją, robotyką i uczeniem maszynowym wprowadza organizacje na zupełnie inne poziomy zaawansowania niż jeszcze 10 lat temu. Na szczęście!

Prezent gwiazdkowy dla każdego menedżera?

W ostatnim czasie na polski rynek weszła firma TCG Process pochodząca ze Szwajcarii (https://www.tcgprocess.com), która opracowała platformę DocProStar®, służącą do przetwarzania dokumentów, niezależnie od ich formatu lub źródła pochodzenia. Platforma przetwarza rocznie wolumen kilkuset milionów stron dokumentów. Wykorzystane w niej zaawansowane rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji i deep learning (pochodna machine learning) oraz niezwykle rozbudowanych algorytmach pozwalają na kompleksowe zarządzanie całym spectrum informacji w firmie (żródło: https://www.isbtech.pl/2020/05/docprostar-bedzie-dostepny-w-polsce/)

Brzmi jak prezent gwiazdkowy? Wydaje się, że właśnie takim jest produkt DocProStar®, o którego zastosowaniu w praktyce, na przykładzie konkretnych case study pisze na naszym blogu Przemysław Kędzior, Menedżer Generalny, odpowiedzialny za działania biznesowe TCG Process w Polsce. Zapraszam do zapoznania się ze studium przypadku szwajcarskiego szpitala.

Już 24 listopada zapraszamy na webinar z udziałem Przemka pt:" Technologie uczenia maszynowego w procesach Input Management" Podczas webinaru pokażemy na demo platformy DocProStar® jej zastosowanie w konkretnych przypadkach.

Rejestracja na webinar pod linkiem Technologie uczenia maszynowego w procesach Input Management

Jak działa DocProStar®?

Produkt jest uniwersalną platformą wspomagającą przedsiębiorstwa w zarządzaniu informacją przychodzącą. Narzędzie zaprojektowane jest tak aby opierać się na głębokiej parametryzacji i eliminować potrzebę programowania, pisania skryptów etc.. Dzięki swojej architekturze może działać w dowolnym środowisku ( chmura, on- premise ) oraz integrować technologie zewnętrzne ( np. Google Cloud Vision lub Amazon Recognition ).

Rozwiązanie jest nieustannie rozwijane pozostając jedną z wiodących metod zarządzania „inputem”

Case study: wdrożenie platformy DocProStar®

Przemysław Kędzior

Automatyzacja przetwarzania faktur dla Szpitala kanonalnego ST. GALLEN w Szwajcarii

PUNKT WYJŚCIA. Ogólna organizacja szpitala w Kantonie St. Gallen podzielona jest na 4 stowarzyszenia szpitali, gdzie stowarzyszenie szpitali Szpitala Kantonalnego St. Gallen (KSSG) tworzy jeden region szpitalny wraz ze szpitalami w Flawil i Rorschach. Centrum Współdzielonych Usług IT (ang. Shared Service Center IT – SSC-IT) ma swoją siedzibę organizacyjną w Szpitalu Kantonalnym St. Gallen. Jego usługi są jednak świadczone nie tylko dla KSSG (jako klienta wewnętrznego), ale także dla pozostałych trzech stowarzyszeń szpitalnych Kantonu St. Gallen (regiony szpitalne Rheintal Werdenberg Sarganserland, Linth i Fürstenland Toggenburg) oraz Kliniki Geriatrycznej St. Gallen AG.

Do 2020 r., Szpital St. Gallen zautomatyzował 20 różnych procesów. W niniejszym artykule, skoncentrowałem się na obsłudze faktur.

Zastosowanie platformy procesowej do automatyzacji faktur

ROZWIĄZANIE. Dotychczasowe przetwarzanie wielu dokumentów było żmudne i czasochłonne. Ze względu na zdecentralizowany odbiór i przetwarzanie faktur papierowych, nigdy nie było do końca wiadomo, ile faktur jest przetwarzanych i o jakie kwoty chodzi.

Ponadto proces obsługi faktur był nieprzejrzysty i nie można było sprawdzić, czy zasady rachunkowości były prawidłowo stosowane. Wysoki nakład czasu na przetwarzanie faktur często powodował, że nie można było już wykorzystać zniżki z tytułu wcześniejszej płatności, a opóźnienia w płatnościach powodowały również napływ dużej liczby upomnień i ostrzeżeń, a co za tym idzie – wiele dodatkowych prac.

Przed wdrożeniem procesu automatyzacji faktur, Szpital Kantonalny St. Gallen wyznaczył następujące cele:

Ciągły dostęp do faktur dostawców
Skrócenie czasu przetwarzania
Wzrost wydajności w całym szpitalu
Szybsze przetwarzanie faktur i redukcja kosztów ich przetwarzania

Obecnie dział księgowości zajmuje się średnio 480 fakturami dziennie, co odpowiada rocznemu wolumenowi 120 000 dokumentów. Zanim proces wystawiania faktur został zautomatyzowany, faktury papierowe były kierowane do odpowiednich biur i działów w celu ich ręcznego przetworzenia. Po wdrożeniu rozwiązania TCG DocProStar® i jego platformy procesowej uległo to całkowitej zmianie.

Centralne repozytorium faktur w szpitalu

REZULTAT. Proces wystawiania faktur w Szpitalu Kantonalnym został zautomatyzowany w znacznym stopniu. Wszystkie faktury są zbierane centralnie, następnie otwierane i sortowane, nadawany jest im kod kreskowy, a następnie są one skanowane.

Po zdigitalizowaniu, wszystkie dane wymagane przez Szpital Kantonalny są przechwytywane przez system DocProStar® i porównywane z danymi głównymi w systemie SAP, tam, gdzie ma to zastosowanie. Jeżeli dane z faktury wraz z odniesieniem do zlecenia zakupu są zgodne z danymi zamówienia, dane z faktury są przekazywane do obiegu płatniczego i w większości przypadków mogą być zaksięgowane bez konieczności ręcznej kontroli (tzw. black box processing – przetwarzanie czarnej skrzynki). Faktury bez odniesienia do zlecenia zakupu są również porównywane z danymi podstawowymi dostawcy i po zatwierdzeniu przenoszone do obiegu dokumentów do zatwierdzenia. Po zeskanowaniu, faktury są przechowywane w elektronicznym archiwum w sposób zgodny z wymaganiami kontroli.

Po udanym wdrożeniu procesu automatyzacji przetwarzania faktur stowarzyszenie KSSG szybko odkrył dalszy potencjał DocProStar®. Możliwości przetwarzania dostępne dla KSSG są stale rozwijane we współpracy z TCG. Szczególnie istotnym punktem była automatyzacja procesu w zakresie dokumentacji medycznej pacjentów – „MEDO”.

***

Wśród firm korzystających z platformy DocProStar® znajdują się największe, globalne instytucje z takich branż jak finanse, ubezpieczenia, telekomunikacja, ochrona zdrowia, uczelnie wyższe czy przemysł. Rozwiązanie znajduje zastosowanie w firmach z sektora BPO, które potrzebują wsparcia z zakresu digitalizacji dokumentów czy prowadzenia cyfrowych kancelarii.

Monika Bis
Konsultant i Trener, Eveneum
Pasjonatka pracy z ludźmi, wzmacniania ich kompetencji i dzielenia się wiedzą i doświadczeniami. Jako praktyk z 20 letnim doświadczeniem w międzynarodowych korporacjach, prowadzi szkolenia i projekty doradcze związane ze strategicznym zarządzaniem zakupami, zarządzaniem zespołem, przywództwem, zarządzaniem sytuacją kryzysową oraz ryzykiem kontraktowym. Prowadzi zajęcia na studiach podyplomowych Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. Prelegentka wielu ogólnopolskich konferencji branżowych. Współinicjatorka dialogu branżowego między reprezentantami środowisk: dostawców branży komunikacji marketingowej i korporacyjnych zakupów. Prowadzi sesje mentoringowe dla studentów studiów logistycznych jak również dla praktyków zakupowych. Obecnie w roli Członka Zarządu Stowarzyszenia Polish Supply Management Leaders (PSML) reprezentującego profesjonalistów z branży łańcucha dostaw: zakupów i logistyki.

Przemysław Kędzior
General Manager TCG Process Polska Sp.zoo

Menadżer sprzedaży z wieloletnim doświadczeniem, które zdobywał w firmach takich jak Pekao, Bank Pocztowy czy Iron Mountain Polska, gdzie budował i zarządzał zespołami odpowiedzialnymi za rozwój biznesu oraz relacji z klientami B2B. Ma duże doświadczenie w bezpośredniej współpracy z największymi przedsiębiorstwami na rynku polskim, które wspierał pod kątem optymalizacji biznesu oraz implementacji nowoczesnych i innowacyjnych rozwiązań technologicznych. Od 2019 rozwija polskie przedstawicielstwo szwajcarskiej firmy TCG Process, będącej dostawcą światowej klasy rozwiązania klasy input management – DocProStar®. Jest absolwentem Wydziału Prawa Uniwersytetu Marii Skłodowskiej-Curie w Lublinie oraz studiów podyplomowych z zakresu Zarządzania Projektami w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie.